Yaşamda en vazgeçilmez kaynak zamandır, zaman hayattır. Tek gerçek varlığımız olduğu unutulmamalıdır. Zamanın nasıl kullanıldığı yaşamımızı doğrudan etkiler. Bu en değerli kaynağımızın doğru kullanılması başarının ve huzurun tek unsurudur.
Zaman yönetimi birçok katmanlardan oluşur, burada zamanı etkin kullanmak üzerine birkaç önemli başlıktan bahsetmekle yetineceğiz.
Zamanı iki temel biçimde kullanırız;
Üretim ayırdığımız zaman ve kendimize ait olan zaman,
Üretime sarf edilen zaman; ne iş yapıyorsak onun için harcadığımız zamanı ifade eder,
Kendimize ait zaman ise; ailemiz, gelişimimiz, eğlenmemiz ve dinlenmemiz gibi konular için ayırdığımız zamanı belirler. İki zaman alanı dışında boşa geçen zamanımız yoktur, olmamalıdır. Çünkü zaman satın alınması, yerine konması mümkün olmayan en değerli varlığımız, yaşamımızdır, boşa harcanacak saniyemiz olamaz.
Her insanın dünyada belirlenen birimler çerçevesinde günlük 24 saati vardır, başarı bu 24 saati nasıl değerlendirdiğinizde saklıdır. Gerçek manada başarı ve huzur bu 24 saati nasıl kullandığınız, nasıl değerlendirdiğiniz ile birebir ilgilidir.
Üretim yapmaya ayırdığımız sürenin en fazla yüz de otuzunu gerçek amacımız olan ürünü üretmek için kullanırız. Geri kalan süre iletişim, ön hazırlık, bize harcatılan diğer sürelerden oluşur. Üretime harcanan süreyi doğru değerlendirdiğimiz, engelleri ortadan kaldırdığımızda kazanılacak yüzde onluk süre verimlilik ve üretkenliğimizde yüzde otuz artış sağlayacaktır, buda başarımızın artması demektir.
Zaman kayıpları kendimize ayırdığımız zaman içinde de önemlidir. Bu süreninde planlı, nitelikli olarak değerlendirilmedir. Zaman israflarının önlenmesi huzurumuz ve başarımız için önem arz eder.
Harcadığınız her dakikanızı bir birim ile değerlendirin her yaptığınız işleme harcadığınız süre ile ölçün bakın o bir daha geri gelmeyecek zamanınızı sarf ettiğinize değecek mi?
Zamanınızı doğru kullanmanın tek yolu Planlamadır
Zaman planlaması Hayatın planlaması anlamına gelir.
Zamanın planlaması daha hızlı olmak ile ilgili değil daha verimli olmakla ilgilidir, programa alınan işler;
Muhakkak yapılacak işler, yapılmasa da olabilecek işler ve yapılmaması gereken işler diye üç şeklinde derecelendirilmelidir.
Zaman Planlama aşamalarını Üç evrede gözleye biliriz
Kişisel Stratejik plan; Hayatımızın planlaması anlamındadır, hayattan beklentimiz, kendimizi tanıyarak ulaşmak istediğimiz yere(Amaç) gidiş planıdır. Uzun süreli plandır. Belli gelişmelere göre sapmaları revize edilir, ancak süreçler muhakkak detaylandırılmalı, nedenleri ile varılmak istenilen sonuçlar belirtilmelidir. Her insanın muhakkak hedef planı olmalı, bu başarıya ve huzura varmanın önemli unsurudur. Stratejik planın süresi hayat boyudur. Ancak hedefi olan insanlar başardığını bilebilir.
Stratejik Plaı olan kişiler, insanlar için büyük bir sorun olan kararsızlık sorunu yaşamazlar.
Taktik plan (program); Günlük, haftalık gibi kısa vadeli planlardır, ana stratejik plan ve hedeflere varmak için uygulanan planlardır. O gün yapılacak işlerin zaman aralıkları ve ayrıntıları ile yazılmasıdır. Programa önce ana ve zaman alacak işler yerleştirilir aralara önemi ve süresi daha az olanlar yerleştirilir, en sonra da süre bakımında önemsiz olanlar aralara serpilerek günün planı; uygulama politikalarımız çerçevesinde, sarkmalar ve ertelenmeler ile bağlantılı olarak haftalık, aylık planlar dönüştürülerek hazırlanır.
Operatif plan (Zaman Analizi); Yapılan işlemler bazında mikro zaman planlamasıdır. Burada esas yapılan işlemin zamanında, tam, eksiz olarak yapılıp bitirilmesi politikası, zamanın doğru olarak kullanıldığı anlamını taşır.
Programınızı yaparken ve uygularken zamanın doğru kullanılması için zamanınızın doğru kullanılmasını engelleyen etkenleri ortadan kaldırdığımız oranda zamanınızı verimli kullanmış olursunuz.
Zaman kullanımını olumsuz yönde etkileyen bazı faktörler vardır.
Zamanı doğru kullanmayı engelleyen etmenler
Zamanın doğru kullanılmasını engelleyen İç faktörler
Amaçsızlık; belirtilen planların yapımında hedefler belirtilmesinde netlik oluşmaması en önemli zaman kullanım hatalarına sebep olur.
Kararsızlık; daha çok Amaçsızlığın sonucu olarak ortaya çıkan bu sorun zaman kayıplarının en önemli unsurudur.
Hayır diyememe; Başarının da temel unsurudur. Tavrınızı tam ve kesin olarak ortaya koyabilmektir.
Sistemsizlik; düzensiz ve sistemsiz zamanın doğru kullanılmasından bahsetmek mümkün değildir, Sistemsiz, kayıt ortamınız, her şeyin bir yeri belirlenmeden zamanınızı doğru kullanma olanağınız yoktur.
İşi Tamamlamamak; İşleri yarım bırakmak, ertelemek, her işe atılmak ve sonuçlandırmamak zaman israfı olduğu kadar yüksek maddi kayıplara da sebebiyet verir.
Aşırı sosyalleşme; her ortamda zaman kayıplarına sebep olmaktadır. Seçici olmak ve amaçlara uygun davranmak gereklidir.
Yetersiz öz disiplin; öz disiplin yukarıda sayılan konuları yerine getirme iradesi göstermektir. Eğer uygulamıyorsanız ne kadar iyi plan ve program yaparsanız yapın hiçbir anlamı olmaz.
Dinlenmeme; tüm çalışmaları yapacağınız dinlenmeye ve sağlığınıza zaman ayırmama daha çok zaman kaybına sebep olacaktır.
Kullandığınız her anın faydalı olmasını sağlamalısınız
Yukarıda sayılan zamanın doğru kullanılmasını engelleyen kişisel etkenlerin bir kısmını aktarıyor, oysa sizin iradeniz dışında olan etkenlerde var;
Zamanın doğru kullanılmasını engelleyen Dış faktörler
Başkalarına yaptırmama; başkalarına yaptırabileceğiniz veya devredebileceğiniz işleri yaptırma, size en çok zaman kazandıracak unsurdur. Sekreter, asistan, arkadaş gibi tanımlana bilecek kişilerin uzmanlık, tecrübe ve konumlarından faydalanmak size zaman kazandıracaktır. Böyle imkanlardan faydalanmamak doğru zaman kullanmamızı engeller.
Çalışma ortamı; çalışılan yerin düzen, ısı ve ses kalitesi etkin zaman kullanımı ile doğrudan ilişkilidir.
Programlanmamış işler; sizin iradeniz dışında yapmak zorunda kaldığınız programlar, toplantı ve iletişimler sizin iradenizle şekillenmeli ve zaman içinde daha kontrol edilebilir hale gelmelidir.
Engellerin kontrol altına alınması ve planlar sayesinde zamanınızı daha verimli kullanarak stresten uzak huzurlu ve başarılı olacaksınız.
Umarım yazı faydalı olmuştur ve bu yazıyı okumakla zamanınızı doğru kullanmışsınızdır.
