Etkin bir haberleşme sistemi bir işletmede çalışanlar ve yöneticiler arasında iyi ilişki kurulmasında önemli rol oynar. Haberleşme teknik ve uygulamasındaki aksaklıklar gerek yöneticiler ve gerekse çalışanlar arasında iş yürütümü ve iş tatmini yönünden aksaklıklar ortaya çıkarır. Bir işletme içinde çalışanlar yeterince haber alamadıkları durumlarda kendi hallerine terk edildikleri, kendilerine önem verilmediği kanısına kapılırlar. Böyle durumlarda, işletmenin çalışmaları hakkında yeterince bilgi alamadıklarını ve kendi katkılarını sunamadıklarını söylerler. Haberleşme, çalışanları ve işletmeyi ortak hedeflere ulaşmayı kolaylaştıran yardımcı bir araçtır. Haberleşme bir işletmede çalışanlara mevcut durum hakkında bilgiler verdiği gibi yapılacak değişiklikler hakkında da bilgiler vererek çalışanların kendilerini yeni durumlara uydurmalarında yardımcı olur. Bir anlamda haberleşme üst-ast-üst ve aynı seviyede çalışanlar arasında bir haber alışverişi olarak görülmelidir.
Bir işletme içinde etkin bir haberleşme sisteminin kurulması ve uygulanması sanıldığı kadar kolay değildir. İyi haberleşme bir yönetici becerisi olarak da tanımlanmaktadır. Bir işletmede haberleşme araçlarının çok oluşu onların etkinliği hususunda bir kanıt vermez Haberleşmenin etkinliği tüm ilgililer arasında mesajların aksaklık, değişiklik ve beklemeler olmaksızın gidip gelmesi ile ölçülebilir.
Çalışanlar belirli konulardan kendilerine verilecek bir haberin belirlenen zamanda verilmemesi halinde bu haberi yöneticinin sekreterinden öğrenmeye çalışırlar. Resmi haberleşme sisteminin yetersiz olması durumunda resmi olmayan kanatlardan bilgi sağlanmaya çalışılması olağandır. Böyle durumlar doğru olmayan ve dedikodu niteliğindeki haberlerin yayılmasına yol açar.
Çalışanlar belirli konularda bilgi sahibi olmak istedikleri kadar belirli konularda da kendi görüşlerinin alınmasını dinlenmesini isterler.
Çalışanların haberleşmeden genellikle bekledikleri
a-Ne yapmaları hakkında açık ve kesin bilgi sağlanması
b-Yapmakta oldukları iş hakkında amirlerinin yeterli ölçüde bilgi sahibi olmalarını sağlayarak kendilerinin de organizasyonun hedeflerine ulaşmasında belirli katkıları olduğunu belirlemesidir.
c-Yapmakta oldukları görevlerin organizasyonun amaçlarına uygunluğu konusunda açıklama sağlanması
Haberleşme konusunda yapılan incelemeler tek yönlü haberleşmenin iki yönlü haberleşmeye oranla daha az etkin olduğunu göstermiştir. Haberleşmede gönderilen mesajların anlaşılıp anlaşılmadığı iki yönlü haberleşme ile daha kolay anlaşılır. İki yönlü bir haberleşme ile mesajın anlaşılmayan yönlerinin açıklığa kavuşturulması mümkün olur. Ayrıca kişilerin görüşlerinin alınması onların yapmakta oldukları işle ilgili katkılarını arttırabilir.
İşletmelerde resmi haberleşme kanallarının yetersizliği halinde resmi olmayan haberleşme kanalları gelişir.
Çalışanlar kendilerine resmi kanallardan ulaşması söz konusu olan haberleri zamanında alamadıkları zaman resmi olmayan kanallardan bu haberler, elde etmek yoluna başvurabilirler Örneğin çalışanlar, çalıştıkları bölümün yöneticisi tarafından , tarafından kendilerine verilecek bir haberin belirlenen zamanda verilmemesi halinde bu haberi yöneticinin sekreterinden öğrenmeye çalışırlar. Resmi haberleşme sisteminin yetersiz olması durumunda resmi olmayan kanallardan bilgi sağlanmaya çalışılması olağandır. Böyle durumlar doğru olmayan ve dedikodu niteliğindeki haberlerin yayılmasına yol açar.
Etkili bir koordinasyon her şeyden önce kişiler arasında sağlam bir bilgi alışverişine dayanır. Bu nedenle yönetimin her kademesi arasında akıcı ve devamlı bir haberleşme ile rasyonel bir bilgi akış sistemi bulunmalıdır. Bir yönden kişiler ve üniteler arasındaki resmi gayri resmi haberleşmenin esasları ortaya konurken, diğer yönden her yöneticinin belirli periyodlarda elinde bulunması gereken bilgiler tespit olunmalıdır. Bu bilgilerin ne zaman, kimler tarafından ve hangi yönetim pozisyonlarına gönderileceği belirli bir sistem içinde belirtilmelidir. İyi bir haberleşme sistemi ve gayri resmi yollarla yöneticinin yanlara yukarı ve aşağı doğru devamlı ve açık ilişkiler kurmasına yardımcı olur. Bu suretle hem planlama ve organizasyonun uygulanması sırasında ortaya çıkan meseleler koordine edilmiş ve hem de kontrol için gerekli ortam yaratılmış olur. Haberleşme sözlü ve yazılı resmi ve gayrı resmi muntazam ve düzensiz olarak yürütülebilir.
Yönetime bilgi akışı sistemi ise tamamen resmi bir haberleşme vasıtasıdır. Bu alanda belirli teknikler ve sistemler geliştirilmiştir.
