Zor İnsanlarla İletişim Kurmanın İlk 7 Zorunluluğu

1. Objektif Olabilmek:

Objektif dil, zor insanlarla iletişim kurarken en iyi arkadaşınız olabilir ve genellikle istediğiniz yanıtı almanın tek yolu budur. İnanızki iş dışında da faydalıdır—zor komşular, çocuklar ve hatta arkadaşlarla vb gibilerle

Peki nesnel dil nedir? Bir iş arkadaşınızın rahatsız edici olduğunu söyleyebilrsiniz. Bu senin öznel görüşün. İş arkadaşınız bunu kabul edecek mi? Şüpheli. Ancak nesnel gerçekleri sunar ve gördüklerinize ve duyduklarınıza güvenirseniz, gerçek durum açık ve yadsınamaz hale gelir. İş arkadaşınız toplantılarda çok mu konuşuyor? Saat başı sohbet etmek için ofisinize mi uğrayor ve iş akışınızı mı bozuyor? Eldeki bu gerçeklerle, artık iş arkadaşınız sorunu tam olarak tanımlayabilir.

Öznel: İşini halletmek isteyen diğer çalışanları rahatsız ediyorsunuz.

Nesnel: Sohbet etmek için çalışma alanlarına uğrayarak insanları rahatsız ediyorsunuz.

Öznel: Toplantılarda gerçekten sinir bozucu oluyorsun

Nesnel: Toplantılarda kalmanız ve yalnızca moderatör sizi davet ettiğinde konuşmanız gerekir.

Öznel: Diğer insanlara saygı duymuyorsunuz.

Nesnel: Rutin olarak diğer insanlara aşağılayıcı isimlerle hitap ediyorsun.

Daha da iyisi, kişi sorunu nesnel olarak anladığında, çözümü de bulabilir.

2. Örnekleri Kullanmak

Bir kişinin işyerindeki kötü davranışını tartışırken, aldığınız yanıt “Ha?” olabilir. “Neden bahsettiğin hakkında hiçbir fikrim yok” örneğinde olduğu gibi, nesnel ve net olmanıza rağmen ve – kabul edin – herkesin neden bahsettiğinizi, hatta temizlik görevlilerinin bile bildiği çok açık bir sorun. Yani ne demek istediğinizi açıklamak için bir örnek kullanın. Nesnel dille ilgili son bölümden bir örneğe geri dönelim—”Toplantılarda yalnızca moderatör talep ettiğinde konuşmanız gerekir.

İş arkadaşınızın mesane sorunu olmadığını varsayarsak, bu adil bir istektir.

Yine de iş arkadaşınız ağzı açık ve incinmiş bir ifadeyle, “Ama ben toplantılarda oturuyorum. Bir kelimeyi asla kaçırmam.” Tek çareniz “Dün müdürler toplantısında üç kere kalktınız” gibi bir örnek vermek. Ardından, iş arkadaşınız bu etkinliğin toplantı görgü kurallarının bir istisnası olduğunu iddia etmesin diye başka bir örnek verin: “Geçen haftaki sunumumda en az iki kez girip çıktınız.”

Bu kişi iş arkadaşınızdan ziyade sizin çalışanınızsa, bu örnekleri kaydedin. İsimler, tarihler ve diğer özellikler konusunda net olun. Onlara daha sonra kesnlikle ihtiyacınız olabilir.

3. Doğruluk İlkesine Bağlı Kalmak.

Doğru olun. Her zaman. Örneğin, o sinir bozucu iş arkadaşınızı toplantıları “yaklaşık 10 kez” çıkmakla suçladığınızı varsayalım. sadece bir noktaya değinmeye çalışıyordunuz. Ama ne yazık ki, sayının abartılmasında nokta kayboldu.

Yönetici misiniz ? O halde, özellikle zor çalışanlarla ilgili performans değerlendirmelerinizde de doğruluk bir zorunluluktur.

Doğru olmak, güveni teşvik edebilir, çalışanları davranışlarını değiştirmeye motive edebilir ve potansiyel ücret artışlarından ödüllere kadar her konuda iyi niyeti artırabilir.

İster hızlı bir e-posta gönderiyor olun, ister resmi bir yazılı inceleme yazıyor olun, şu soruları yanıtlayarak kesin, desteklenebilir ve evet, nesnel bir dil kullanın:

■ Davranışın derecesi neydi? Bunu nasıl belirlediniz?

■ Ne sıklıkla meydana geldi?

■ Doğrudan yansımaları nelerdi? Onları nasıl ölçebilirsin?

■ Siz veya başka biri bu sorunla daha önce karşılaştı mı? Ne zaman ve ne sıklıkla?

4- Mekanlardan Yararlanmak

Her türlü mesaj eşit değildir. İnsanlar, gerçekten okumaları koşuluyla, yazılı kelimeyi konuşulan kelimeden önemli ölçüde daha fazla tutarlar. Yine de, yüz yüze tartışmalarda, ister alaycı bir ifade, ister bir gülümseme veya hafif bir baş sallama olsun, mesajınızı düzeltmenize veya başka bir şekilde konumlandırmanıza yardımcı olacak ipuçları alabilirsiniz.

İşte yardımcı olabilecek birkaç işaretçi.

Yazılı mesaj

• İlk birkaç kelime kritiktir: İnsanların hatırladıkları ve geri kalanı için bir ton belirleyeceklerdir.
• Gereksiz yere resmi dil kullanmaktan kaçının. Kulağa gereğinden fazla kızgın, soğuk veya yabancılaştırıcı gelebilir. Verilmiş, şuruplu ifadeler de kullanmak istemezsiniz. Ancak tonu nötr tutun veya cesaretiniz varsa arkadaşça olun.
• Çok nokta var mı? Prosedürlere uymayı reddeden asi bir çalışana mı hitap ediyorsunuz? Madde işaretleri, sayılar veya adımlar kullanın. Onları görmek kolay ve takip etmemek imkansız..

Sözlü mesaj

• Çalışanlar ve iş arkadaşları yalnızca yaklaşık her beş kelimeyi duyar ve bu, tartışma boyunca önemli noktaları tekrarlamanız gerektiği anlamına gelir.
• Sizin ve çalışanınızın veya iş arkadaşınızın Beden diline dikkat edin Konuşmak için oturun ve çalışanınızın veya iş arkadaşınızın kollarını kavuşturduğunu ve dolaylı bir bakış attığını mı gördünüz? Bu düşmanlığa işaret edebilir. Ancak etkili olduğunuza dair işaretler için tartışma boyunca vücut dilini izlemeye devam edin. Kendi beden dilinize de dikkat edin. Korku mu yoksa öfke mi ifade ediyorsunuz? Veya bir çözüm bulma ve devam etme konusunda açıklık mı?

Çevrenizdeki ortamın kontrolünü elinize almayı unutmayın. O zaman masanın başına oturun.

Rahat ve uzlaşmacı görünmek ister misiniz? Ardından masanın karşısındaki bir koltuğa oturun. Ayrıca nerede buluşacağınızı dikkatlice seçin. Konferans odasında toplantı mı? Bu genellikle nötr alandır.

Bir kafe, samimi bir alanı işaret eder. Ofis? Güç, ofisinde bulunduğunuz kişiye aittir.

5. Vizyonunuzu Takip Edin

Zor insanların, özellikle de günden güne gördüğünüz iş arkadaşlarınızın etrafında olmanın çok acı verici olduğuna şüphe yok.

Düşmanlık, huzursuzluk ve problem yaratırlar. Zamanın yarısında, sorun onlardır. Ve onlardan hoşlanmayabilirsiniz Ama sonuçta, önemli olan sizin işinizi ve biriminizin çalışmasını nasıl etkiledikleridir. Bu nedenle, zor bir kişiyi görevlendirirken, mükemmel durumun nasıl görüneceğine dair bir vizyon hayal edin. Vizyonunuz: Toplantıları baştan sona kesintisiz olarak yürütmek. Bu vizyon, toplantıları her zaman bölen adam gibi küçük ölçekli olabilir. Veya vizyon büyük olabilir: Biriminizin tüm finansal hedeflerine ulaşması, harika ikramiyeler ve ekstra ücretli izinler alması ve arkadaş canlısı, enerjik bir çalışma ortamına sahip olması.O zaman, zor kişiyle iletişim kurarken, bağlantı kurun. Onun bu vizyona karşı davranışı. Bu, şikayeti ciddi bir iş sorununa dönüştürecektir. İşte bazı örnekler:

Şikayet: Siz bir takım oyuncusu değilsiniz, bu hepimizi incitir.

Vizyon odaklı: Bu çeyrekte satışları yüzde 75’ten fazla artırmak istiyoruz. Ama beş kereden dördünde alıntılarda geç kaldığın için, muhtemelen yakınlaşmayacağız.

Şikayet : Bunun bir sosyal kulüp olmadığının farkında değil gibisin. Bütün gün takılarak ve konuşarak zaman harcayamayız.

Vizyon odaklı: Ekim ayındaki toplantıda tartıştığımız gibi tüm teslim tarihlerimize yetişeceksek, sosyalleşmemizi öğle yemeği molalarıyla sınırlandırmalıyız.

6. Kayıtları Tutmak

Bir yöneticiyseniz, bir kritik kaydınız vardır: Performans incelemesi. Bu kayıttan en iyi şekilde yararlanın. Sorunları ve çalışanlarınızın üstesinden gelebileceği somut yolları tartışmaktan çekinmeyin. Sorununuz bir iş arkadaşınız, müşteriniz veya patronunuzla ilgiliyse, yine de etkileşimlerinizin kayıtlarını tutmalısınız.Bunalara daha sonra gereksinminiz olabilir. Olayları, ayrıca meydana geldikleri günleri ve saatleri ve tanıkları kaydedin. İsimlerini de yazın. Ayrıca, kaydetmeyi unutmayın

■ Diğer çalışanlardan gelen e-postaları ve diğer mesajları kaydettiğinizden emin olun..

■ Çalışanın ne zaman olumsuz davranış sergilediğine dair notlar.

■ Çalışanla yaptığınız konuşmalar hakkında notlar.

■ Bire bir görüşmelerde yaptığınız sözleşmeler hakkında çalışana takip e-postaları.

■ Çalışanın iş akışını nasıl etkilediğini gösteren proje yönetimi belgeleri.

7. Şüphedeyseniz

Sorularınız mı var? Bu zor çalışanı ezici ve hatta korkutucu buluyor musunuz? Mümkün olan en büyük iki hatayı yapmayın:

Tahminde bulunmak ve durumdan kaçınmak.

Bunun yerine yöneticinizle konuşun veya İK departmanınızı arayarak devreye sokun. Soru yok, yardımcı olabilirler.